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Figura 1. Partecipanti registrati alla prima conferenza TDCOnline, per paese

TDC insegna come offrire una grande esperienza interattiva

9 giugno 2020 - di Andrew Oram

Che cosa serve per passare una conferenza alla partecipazione virtuale nell'era del COVID-19? E se hai meno di due mesi per riuscirci?

Mentre il distanziamento sociale si profilava come una necessità urgente a febbraio e marzo 2020, molte organizzazioni si sono semplicemente arrese e annullato le conferenze. Ma altre erano pronte a passare online la loro offerta L'organizzazione brasiliana "The Developer's Conference" è particolarmente degna di nota per il loro lavoro online. Basandosi sulle precedenti esperienze con conferenze ibride (in presenza e online), hanno ripensato a ciò che avevano imparato, creando un'esperienza unica che ora passano ad altre realtà perché possano replicarla.

La quantità di interazione tra relatori, sponsor e partecipanti a TCDOnline è stata senza precedenti. I 30 membri del team hanno gestito magnificamente i 6,750 partecipanti.

Questo articolo, basato su una conversazione che ho avuto con la direttrice dell'evento, Yara Senger, mostra come ci sono riusciti.

TDC ha avuto inizio nel 2007. Già nel 2009, ha aggiunto una componente online gratuita in affiancamento alle iniziative in presenza. La componente online era però modesta: solo feed video. Intanto la partecipazione è cresciuta gradualmente nel corso degli anni, per arrivare a circa 11,000 partecipanti sul posto, con altri tra 5,000 e 6,000 partecipanti online.

Gli organizzatori possono affermare che non c'era molta interazione da parte dei partecipanti online. In particolare, i partecipanti online non rappresentavano, data la scarsa interattività, un interesse per gli sponsor, la soddisfazione dei quali è cruciale per rendere le conferenze finanziariamente sostenibili. Se avessero esteso questo formato verso una conferenza completamente virtuale, però, l'esperienza non sarebbe stata particolarmente positiva. Hanno lavorato quindi dal presupposto che le persone hanno bisogno di sentirsi a proprio agio con ogni aspetto di un'esperienza online, così da attirarli anno dopo anno.

Quindi gli organizzatori sono ripartiti da zero, producendo un tipo di conferenza molto diverso.

  • La tradizionale esperienza di benvenuto all'evento è stata riprodotta dal team, che approcciava tutti i partecipanti che si connettevano. Ogni domanda riceveva una risposta rapida. Se qualcuno non poteva entrare in una "stanza" per qualche motivo tecnico, poteva chiedere aiuto su una chat dedicata.
  • Il video degli interventi era disponibile. Ho chiesto a Yara Senger se la larghezza di banda avesse rappresentato un problema, pensando al fatto che molte aree del Brasile sono scarsamente fornite quanto a connessione di rete. Ma in genere stando a Yara non ci sono stati grandi problemi. Questo è un tributo, credo, alla geniale ingegneria che gli sviluppatori hanno messo nella progettazione e implementazione dei protocolli di streaming.
  • Molte attività parallele sono state offerte su canali virtuali, le varie "stanze", una per argomento, dove le persone potevano rimanere anche per più sessioni.

    I vari argomenti formano la struttura di base di TCD. L'edizione del 2020 comprendeva Agile, Agile for business, Intelligenza e dati artificiali, linguaggio di programmazione: i tipi di argomento che sono popolari in tutte le conferenze informatiche di oggi. I partecipanti pagano separatamente per ogni area che vogliono seguire.

    Alcuni sponsor hanno anche affittato "stanze" per offrire demo e altri contenuti. La registrazione e le domande sono state gestite anche nelle sale dedicate.

  • Se i partecipanti volessero connettersi con uno speaker dopo un intervento, possono lasciare la stanza dedicata e visitare una stanza separata, per una discussione informale. Questa formula è andata molto bene, dimostrando che circa 200 persone potevano interagire in modo ordinato online. Alcune sessioni si sono protratte fino alle 11:00 di sera, con forse 20 partecipanti connessi per tutto il tempo.

    Senger ha aggiunto che le interazioni erano probabilmente più formali delle riunioni faccia a faccia, il che è uno svantaggio delle riunioni virtuali. Ma è questa formula che ha permesso a molte più persone di partecipare per un tempo più lungo rispetto alle sessioni in presenza.

  • I partecipanti hanno potuto fare rete tra loro in modo casuale, un po' come le chiacchierate di corridoio. A TDCOnline era possibile entrare in una stanza con un altro partecipante scelto casualmente e presentarsi l'un l'altro per tre minuti.
  • I partecipanti possono passare da una stanza all'altra con un solo clic. Questo è uno dei vantaggi del software utilizzato da TDC per amministrare la conferenza, Hopin. Hopin era disponibile a un prezzo ragionevole e offriva importanti funzionalità necessarie per TDC. Ciò ha permesso loro di impostare la separazione degli argomenti e impostare le autorizzazioni dei partecipanti in modo che potessero accedere solo alle stanze per le quali avevano pagato.
  • gli amministratori delle sessioni seguivano le presentazioni in tempo reale gestendo le risorse nelle finestre di chat. Quando un oratore menzionava una risorsa, per esempio un'altra stanza in cui spostarsi, l'amministratore poteva pubblicare il collegamento alla risorsa in un paio di secondi.
  • Mentre nella conferenza in presenza si estendeva in otto ore, e anche se molti partecipanti sono rimasti online fino a notte, le sessioni sono sono state ridotte a quattro ore.
  • Gran parte della discussione si è spostata dalla sessione formale al follow-up informale. E questo, a sua volta, ha permesso alla discussione di riflettere meglio gli interessi dei partecipanti.
  • Rispetto agli anni precedenti c'è stata anche maggiore varietà. I dibattiti sono stati vivaci e produttivi, secondo Senger. I partecipanti potevano inviare domande e votare le domande inviate da altri, quindi le domande più popolari hanno ricevuto più attenzione.

Qual è stato il risultato di tante intuizioni e pianificazione? La conferenza alla fine ha attirato il rispettabile numero di 6,750 partecipanti, che hanno effettuato l'accesso da ogni regione del Brasile - portando geograficamente una partecipazione molto più ampia che mai - e includendo anche persone provenienti da altri 21 paesi (sono contrassegnati da punti rossi nell'immagine). Consideriamo che le sessioni erano tutte in portoghese, quindi questo rivela una fiorente comunità internazionale di brasiliani e altre persone che parlano fluentemente portoghese. Hanno partecipato 15 sponsor. Questo il trailer che trasmette parte dell'esperienza.

Ho chiesto se il pubblico fosse stato diverso quest'anno, data la natura online. Fatta eccezione per la grande diffusione geografica, Senger ha affermato che le persone sembravano sostanzialmente simili per profilo a quelle dei precedenti TDC. L'unica differenza è una leggera diminuzione del livello di esperienza. Solo il 39% dei partecipanti aveva dieci o più anni di esperienza nei proprio campo, rispetto a una media precedente del 44%. Ma c'è stato un grande aumento nel segmento con 6-10 anni di esperienza. Questo è comprensibile, perché quest'anno la conferenza è stata quattro volte più grande. Ci sono molte più persone con 6-10 anni di esperienza che con dieci anni.

Ho chiesto a Senger come è stato possibile gestire 6,750 partecipanti con un team di solo 30 dipendenti e lei ha risposto che il personale è ben addestrato e gestisce la conferenza da anni. I relatori hanno bisogno di molto supporto, iniziando dal testare le connessioni due settimane prima della conferenza, assicurandosi che tutto fosse pronto il ​​giorno prima e impostando la sessione.

Ho anche chiesto con quale facilità i partecipanti abbiano accolto le regole per la partecipazione. Senger ha detto che è stato impegnativo e lo staff sta preparando un video che i partecipanti possono visualizzare prima di future conferenze, per sapere che cosa possono fare e rendere la loro partecipazione il più efficace possibile.

TCDOnline ha avuto successo grazie alla struttura e agli strumenti unici forniti a relatori, sponsor e partecipanti. Gli organizzatori ora si stanno consultando con altre organizzazioni per insegnare ciò che hanno appreso dalla prima edizione di TCDOnline e aiutare gli altri a produrre conferenze coinvolgenti ed educative durante questo periodo di distanziamento fisico - e forse anche dopo che tale periodo sarà terminato.

Informazioni su Andrew Oram:

Andrew Oram

Andy è uno scrittore ed editor nel settore IT. I suoi progetti editoriali presso O'Reilly Media vanno da una guida legale sulla proprietà intellettuale a una graphic novel su hacker adolescenti. Andy scrive spesso anche sull'impatto dell'IT in ambito sanitario, su questioni politiche relative a Internet e sulle tendenze che incidono sull'innovazione tecnologica e i suoi effetti sulla società. Pubblicazioni stampate in cui è apparso il suo lavoro includono The Economist, Communications of the ACM, Copyright World, Journal of Information Technology & Politics, Vanguardia Dossier, and Internet Law and Business. Le conferenze cui ha presenziato includono la Open Source Convention di O'Reilly, FISL (Brasile), FOSDEM (Bruxelles), DebConf e LibrePlanet. Andy partecipa all'organizzazione politica della Association for Computing Machinery, USTPC.